I 2022 sætter Digitaliseringsstyrelsen den nye fællesoffentlige løsning til digital post mellem myndigheder og borgere samt virksomheder i drift. Løsningen hedder Næste generation Digital Post - og erstatter e-Boks.
Med udskriftningen af en så central fællesoffentlig infrastrukturkomponent følger en lang række tilpasninger hos de forskellige myndigheder, som fremadrettet ønsker at kommunikere med borgere og virksomheder via digital post.
KOMBIT arbejder på at understøtte kommunerne i såvel teknisk understøttelse som en god overgang fra e-Boks til Næste generation Digital Post.
Nedenfor finder du svar på såvel generelle spørgsmål til den nye digitale postløsning som spørgsmål om KOMBITs rolle med at understøtte kommunernes skifte imellem de to løsninger.
Helt kort fortalt, kan rollefordelingen imellem de forskellige parter ridses op som følger:
Digitaliseringsstyrelsen
Er ansvarlige for indkøb af NgDP, skabe rammerne for teknisk og organisatorisk implementeringen af løsningen hos kommuner og øvrige myndigheder, samarbejde med leverandøren, Netcompany, om teknisk idriftsættelse.
Netcompany
Er ansvarlige for teknisk udvikling, drift, vedligehold og videreudvikling af løsningen samt teknisk support.
KOMBIT
Er ansvarlige for at kravstille og bestille integrationer til at afsende og modtage post via NgDP / MeMo-format samt distribution til fjernprint for fritagede borgere. KOMBIT har taget ansvar for at gå i dialog med et større antal kommunalt prioriterede systemleverandører om proces, rammer og vilkår for integration til NgDP via førnævnte integrationer.
Anvendere / kommunale it-systemleverandører
Ansvarlige for at udvikle op imod infrastrukturens integrationer eller en anden indgang til NgDP, som sikrer mulighed for videre distribution af Digital Post til/fra deres løsning. Dialog med kommuner om behov for teknisk eller administrativ opfølgning på denne omlægning.
Løsningen til håndtering af Digital Post har været i genudbud. Et genudbud som blev vundet af leverandøren Netcompany.
Kontrakten med den tidligere leverandør e-Boks A/S var gældende frem til den nye Digital Post-løsning blev taget i brug i 2022.
Næste generation Digital Post minder i høj grad om den gamle løsning. Med den nye løsning er det muligt at få bedre overblik over sin post, da det bliver nemmere at se, hvem posten er fra, hvad den handler om, og om der er vigtige frister eller krav, du skal reagere på.
Som borger er det ligeledes blevet lettere at sende digital post til offentlige myndigheder. Når du skriver til en offentlig myndighed, kan du på let vis fremsøge modtageren og emnet, fordi man løbende får forslag til mulige modtagere og emner. Derudover kan man også finde den rette modtager ved at klikke sig igennem en emnebaseret struktur med korte informationstekster.
MeMo er forkortelsen for Digitaliseringsstyrelsens "MeddelelsesModel". MeMo er en model, som åbner op for at koble såkaldte "metadata" til de meddelelser, som sendes via den digitale post.
Med ibrugtagningen af MeMo bliver det altså muligt at berige meddelelserne med forskellige data, som beskriver forhold omkring meddelelserne.
For modtagerne kan man således forvente, at det vil være tydeligere, når der er en svarfrist, når der er tale om en bøde eller hvis du modtager et dokument, der skal underskrives.
For afsenderne, er det også muligt at anvende metadata til brug ved systematisering af interne datastrømme, automatisk journalisering mv.
KL's Emnesystematik (KLE) kan dermed også fungere som metadata, efter ibrugtagningen af MeMo.
Mens KOMBIT har drevet et teknisk projekt i forbindelse med overgangen til NgDP, har KL været tovholder på et forretningsrettet projekt, som bidrager til at kortlægge de tværgående potentialer, som kan bidrage med gevinster i den kommunale forvaltning.
Projektet er gennemført af KL i samarbejde med en række kommuner, NgDP-leverandøren (Netcompany) samt KOMBIT.
Digitaliseringsstyrelsen har lagt op til, at der så vidt som muligt skal begrænsning på, hvor mange integrationer der etableres til deres nye digitale post-løsning.
Det er derfor også oplagt, at myndighederne får etableret aftaler med nogle "brokers", som kan stå for kontakten imellem Næste generation Digital Post og de mange kommunale systemer, som har behov for at sende post til borgerne.
Her er den fælleskommunale infrastruktur et oplagt valg, da infrastrukturen allerede i dag administrerer kontakten mellem en række kommunale løsninger og e-Boks. KOMBIT har dermed også indgående kendskab til forretningssiden og processerne i en sådan kobling.
Det er deslige en del af den fælleskommunale infrastrukturs raison d'être at levere standardiserede snitflader til kommunernes fagløsninger.
Infrastrukturen kommer til at have i alt tre forskellige integrationer, som kan kommunikere med Næste generation Digital Post:
"SF1600 - Print på Serviceplatformen"
Integrationen er oprindeligt udviklet til at understøtte forsendelse til e-Boks og Fjernprint - for de borgere, som er undtaget digital post.
Denne integration holdes kørende i en overgangsperiode på 2 år, hvor de eksisterende anvendere fortsat kan sende post afsted til NgDP - dog i et lettere begrænset format. Integrationen lukkes i 2023, når Digitaliseringsstyrelsen lukker deres transitionskomponent.
"SF1601 - Afsend post"
Integrationen er konkret udviklet til at understøtte afsendelse af digital post til NgDP, hvor alle muligheder for MeMo understøttes fuldt ud. Integrationen fortsætter tillige praksis med at sortere post til fjernprint, for de borgere, som er fritaget digital post.
"SF1606 - Modtag post"
Integrationen er konkret udviklet som broker, der kan viderestille post fra borgere, virksomheder og andre myndigheder via NgDP til kommunens ønskede modtagere.
MeMo formatet dækker over både transport information og egentlig post (payload).
Kommunernes fælles infrastruktur vil udelukkende anvende den del af data, der er nødvendig, for at kunne transportere data.
Snitfladebeskrivelser vil indeholde de felter, der skal udfyldes, for at dette fungerer, inklusiv beskrivelser af indhold.
Payload transporteres urørt og uset igennem Serviceplatformen.
KOMBIT understøtter Fjernprint via den nye 'Afsend post' integration (SF1601) på samme måde som det gøres i dag via SF1600.
Der er for nuværende tre leverandører, som leverer Fjernprint via integration til den fælleskommunale infrastruktur. De tre leverandører er:
- Edora
- Charlie Tango / KMD
- Strålfors
Digitaliseringsstyrelsen har indkøbt den nye centrale løsning til Digital Post - og har tilrettelagt forløb og opgaver, som skal hjælpe landets myndigheder med at indstille sig på dette skifte.
Grundet ønsket om at begrænse, hvor mange integrationer, der laves til Næste generation Digital Post, er der brug for nogle såkaldte "brokers", som kan samle og systematisere kommunikationen imellem myndighedernes mange fagsystemer og den centrale postløsning.
KOMBIT og den fælleskommunale infrastruktur har påtaget sig ansvaret som kommunal broker, og vil derfor hjælpe kommunerne med at skabe grundlag for at få deres mange systemer til at kommunikere på den nye postløsning.
Infrastrukturens integration "SF1601 Afsend post" er et direkte alternativ til KMD OneTooX.
Systemer, der anvender SF1601 til afsendelse af digital post vil derfor ikke længere have behov for at distribuere igennem andre brokere (som fx KMD OneTooX). SF1601 distribuerer til såvel Næste generation Digital Post som kommunens fjernprintleverandør.
Den eksisterende integration (SF1600) fortsætter med at fungere i knapt 2 år efter Næste generation Digital Post er gået i produktion - til udgangen af november 2023 - hvor Digitaliseringsstyrelsen har stillet en såkaldt 'Legacy-komponent' til rådighed, som skal fungere 1:1 som integrationen til e-Boks.
KOMBIT har omlagt SF1600 til den nye komponent og holder i videst mulig udstrækning integrationen uforandret.
Det anbefales fra KOMBITs side allerede nu at planlægge en omlægning til den nye integration (SF1601 Afsend Post), da de gamle formater ikke kan forventes understøttet ud over de planlagte 2 år.
KL og KOMBIT arbejder sammen om at få orienteret de leverandører, som skal benytte MeMo om, hvilke minimumskrav de skal leve op til.
*De leverandører som går via SF1600 eller direkte på Digitaliseringsstyrelsens legacy-komponent, og således fortsat benytter DP-formatet, får af selvsamme årsag ikke mulighed for at benytte MeMo.
KOMBITs arbejde med leverandørstyring fortsætter ind i 2022. Helt lavpraktisk afvikler vi flere Onboardingsforløb i løbet af 2022, hvor interesserede leverandører kan få praktisk hjælp til at få hul igennem til post-integrationerne i infrastrukturen.
Prisen for at skifte fra e-Boks til NgDP kan variere væsentligt fra leverandør til leverandør - hvor nogle ser det som en vedligeholdelses-aktivitet og derfor ikke opkræver særskilt betaling for denne omlægning, kan andre kræve konkrete betalinger for den udviklingstid, som er forbundet med omlægningen.
KOMBIT er gået i dialog med en række leverandører med henblik på at kortlægge deres planer for omlægning og forhandle en rammeaftale på plads omkring, hvad det retmæssigt kan koste.
Denne dialog skulle gerne ende med anvisninger for MeMo i opdateringen til SKI 02.19 2022.
Rammerne i SKI kan således understøtte SKI-kommunerne i deres aftaler og samtidig fungere som vejledende for andre kommuner, når de skal forhandle den konkrete omlægning og implementering i forhold til deres kommune.
Alt trafik via infrastrukturens Integrationer (inkl. postintegrationerne) afregnes via kommunernes buffetpris.
Alle omkostninger til KOMBITs integrationer til NgDP er dækket af de projekter i KOMBIT som skal anvende integrationerne.
Metode for opsætningen af kontaktpunkter - blandt andet i forhold til KLE - er defineret af Digitaliseringsstyrelsen.
SF1606 modtager kontaktpunktet og de eventuelle KLE metadata (i form af contentdata). Det er herefter op til kommunerne at opsætte distributionsregler (I fælleskommunalt administrationsmodul) som kan knyttes op på KLE-numre såvel som andre metadata.
Den fælleskommunale infrastruktur leverer til ét it-system pr. distributionsregel, hvorefter det pågældende system kan distribuere posten videre til sin endelige destination.
Der afsendes i udgangspunktet kun en teknisk synkron kvittering i forbindelse med at en postforsendelse modtages.
Der kan ikke, som specificeret for nuværende, sendes en forretningsmæssig asynkron kvittering.
KOMBIT anerkender behovet, og vil forfølge mulighederne.
Det blev gjort os klart, at der generelt er behov for at posten kommer hurtigere frem til default modtagersystemet, end de syv dage, Digitaliseringsstyrelsen har specificeret.
KOMBIT går i dialog med Digitaliseringsstyrelsen om at få ændret dette, så posten hurtigere tilgår default modtagersystemet.
SF1606 har som standard ikke en integration til Outlook.
Det er dog teknisk muligt at indsætte et modul foran outlook, som SF1606 kan aflevere posten igennem.
Det er således også teknisk muligt at etablere et setup, hvor Outlook fungerer som default modtagersystem.
SSL værtscertifikatet knytter sig til NemID. Det er dermed et certifikat som jeres NemID-administrator kan hjælpe dig med at få udstedt.
Om KOMBITs understøttelse af Næste generation Digital Post